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当好青岛地铁物资的“大管家”

物资工作对于大家既熟悉又陌生。青岛地铁运营分公司物资部一直默默奉献,供应物资保障生产,同时又兼顾职能管控成本,是地铁名副其实的“大管家”。如今3、2、11号线陆续开通试运营,面对三线管理的新局面,物资部坚持以“服务生产,保障运营”为中心,科学谋划,主动作为,扎实工作,全面提高工作质量和效率,力求发挥好职能管理和服务保障作用,在工作中不断攻坚克难,稳步前行,逐步建立起规范流程、提高效率、降低风险、全面推动并完成生产性物资管理制度标准化建设的工作体系。

新线筹备开通,物资先行

兵马未动粮草先行。在新的线路筹备开通试运营前,物资部常常提前1年左右就开始研究制订物资需求计划。2号线(东段)开通前,仓储准备时间紧、任务重。2号线建设移交备件接管2000余项近4万件,仓储管理人员用了相当于3号线三分之一的时间,接收了比3号线多20%的物资。在叉车等辅助工具没有到位的情况下,仓储管理人员靠人力搬运。在物资库房无法按期整体交付使用的情况下,制定分区接管应急方案,配合施工单位加班加点抢进度,保障生产性物资基本到位,为新线顺利开通奠定了基础。

2017年5月,在保证2号线物资顺利投入使用的同时,物资部工作人员也陆续入驻大田车辆段,为11号线有条不紊地做着前期筹备。与2、3号线的物资库房不一样,11号线由于总里程较长,在车辆段和停车场内分别设置了一总库一分库,多线异地的特殊情况给日常管理工作加大了难度。11号线的物资库与其它两条线相比距离市区远了许多,员工上班单程就需要至少1个半小时。物资部仓储工班的党员们纷纷发挥带头作用,主动请缨调去11号线物资库。如今,物资部的党员先锋工班已然成为了11号线大田车辆段一道靓丽的风景线。

物资管理,计划先行

大家一说到物资,可能首先想到的是大大的仓库。其实不只如此,对于物资管理工作,需求是前提,计划是关键。物资部坚持发挥计划管理的龙头作用,通过计划管理有效串联需求、采购、仓储和供应商等各个模块,把控采购成本、物资质量、供应效率等多个方面,实现物资管理工作的全面提升。

如何判断物资需求部门的需求合理性,在保证正常生产的同时避免成本的浪费以及库存的积压,这是物资计划工作的一个难点。物资部计划管理室牛亚雯介绍说,“我们需要通过系统数据、查询库存数据、配置标准以及以往工作的积累等许多方面来审核这个需求是否合理。对于生产型物资大到工作站,小到一个螺丝钉,我们都是按照同样的标准来进行审核的,这个过程中工作量很大,体量级也是十分庞大的。”

在过去的一年中,物资部逐步建立相应的配置标准,解决物资采购必要性问题,避免库存积压和物资浪费,目前2、3和11号线的工器具配置标准已经通过审定。随着青岛地铁新线线路的迅速扩张,生产性物资采购量快速增长,采购物资的质量管控要求也日益提高,物资部正逐步探索建立生产性物资“全生命周期质量管理”的新模式。

物资部通过各种渠道开发供应商库,不断提高市场竞争度,建立全新的供应商评价体系,完善计划、采购、仓储和使用的闭环评价管理机制,形成各供应商之间有序竞争新局面。

质优高效,保证采购物资供应

要当好地铁“物资”的大管家,首先要把好采购关。

2017年,物资部完成生产性物资采购项目近300个,采购物资8000余项,180万余件,同比增长180%。在物资部组织实施的所有项目中,没有出现一起违纪违规行为,也没有出现一起有责投诉。物资部仓储管理室副主任乔冠军介绍,“我们一年要签订近300份合同,发布公告到评审,再到合同谈判、合同会签等流程,一共经过13个人审批。在这一方面我们可以说是同行业内做得比较严格的。其实物资管理工作的核心是对人的管理。我们把风险防控做在前端,采购全过程主动接受纪检监督,评审组织和合同谈判等关键环节,实现全过程的可追溯。不定期组织廉洁警示教育谈话,对苗头性或倾向性问题,早发现、早处理。”    

“为使物资管理各项工作能够‘有章可循、有据可查、有责必问、有错必纠、有漏必补’,我们通过吸收借鉴行业先进理念,建立起包括规章制度、标准化操作指导书、工作手册等立体化、多层次的制度体系,不断提高管理新水平。”乔冠军说。伴随着今后日益增多的新线开通,生产性物资的需求在不断加大,物资部对于采购通过必选、招标等方式几种方式,面向社会,敞开大门,优选物资,提高采购效率。

仓储管理,地铁物资百宝箱

物资仓储管理工作的最鲜明的两个特点就是“多”和“细”。

走进3号线物资总库,一排排整齐的货架和立体仓储印入眼帘,让人感到震撼。2017年,3、2、11三条线路物资入出库2500余次,吞吐200余万件物资;完成2和11号线物资库房入驻、接管,接收建设移交备品件5万余件。换一种说法,一年有365天,每天工作时间8小时,平均下来每分钟就有80件物品进出库。庞大的物资数量,需要仓储管理人员耐心细致的分类保管。

“管理物资就像管理自己的家一样。有多少衣服、鞋子自己要弄明白,管理物资也是一样。我们利用EAM系统将物资分门别类地详细记录下来,10余本台账的精确管理将物资流转情况详细记录。”乔冠军认为,大到一段轨道,小到一颗螺丝钉,工作人员都需要记录下它的入库时间、存储位置等信息。不论是线上系统里的数据,还是线下的入库单、物料卡等,每一个环节都需要签字确认。

物资管理,精细为先。这就是仓储管理,无论大小,不论贵贱,每一样物资都要详细记录、完好存储。仓储员也会按照月度、季度和年度对库存物资一一进行盘点。据统计,2017年,物资部共盘点物资近4000项共6万余件,账实相符率达到100%。

旧能转新能,实现物资工作新突破

物资管理工作,就性质而言,不仅是一项生产前的准备工作,而且是开源节流的重要工作。如何优质、齐备、经济地进行物资供应和管理,如何避免库存积压和物资浪费也是物资管理工作一直探索的课题。物资部按照物资的属性,建立长期库存预警机制,提前预警,优先消耗,有效杜绝了浪费,解决了物资采购必要性的问题,在行业内首创开展生产性物资技术参数标准化的建设尝试。

对于现代物资仓储,面对庞大繁杂的仓储量,如何更好地进行新旧能转换、优化物资的信息化管理显得十分必要。2018年,物资部计划组织人员赴上海、深圳等地铁调研条码管理经验,学习其他地铁在条码应用范围、条码选型、硬件配套需求、业务实操流程等方面的先进经验,逐步建立起青岛地铁物资条码系统。同时研究物资条码应用策略,为生产性物资全生命周期管理提供技术保障。为满足线网运营后计量检定工作在技术、安全、效率、成本等方面的新要求,物资部锐意进取、主动作为,试点建立了山东省内首个地铁行业的力学实验室,推动计量检定工作由目前的计量委外送检模式向自主检定与委外送检模式相结合过渡,力求精准突破、降本增效。

2018年是青岛地铁线网运营的元年,面对四线六地管理的新局面(4个总库2个分库,分布在6个不同的车辆段或停车场),管理压力和内部管理体系亟需完善。任重而道远,青岛地铁的物资人将继续坚守在工作岗位上兢兢业业,开拓进取,为了实现心中“真情相伴,畅达幸福”这一品牌理念,他们愿为岛城人民做一份最坚实的物资保障。

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